PRIVACY ADEMPIMENTI

In questa pagina trovi... l'aspirina per farti passare il mal di testa da adempimenti-privacy.
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DETTAGLIO BREVE
Sulla privacy e' stato sollevato ultimamente un polverone immondo. Semplificando all'osso - e anche un po' meno:

1) Le persone hanno avuto da sempre il diritto ad opporsi alla pubblicazione del loro ritratto. Questo non c'entra nulla con la legge sulla pricacy, ed e' in vigore da un pacco di decenni. Vedi: http://www.fotografi.org/pubblicabilita_foto_ritratto.htm

2) Del fatto che archivi i dati di clienti e fornitori devi solo informare i tuoi interlocutori, anche solo verbalmente, o con una frase standard sulla carta intestata (e questa e' "l'informativa"). La legge sulla privacy (che NON e' piu' la 675/96, abrogata, ma il Testo Unico D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196) riporta una sfilza di provvedimenti che vengono a volte "gonfiati" in importanza.
In pratica: Non occorre necessariamente informare del trattamento dei normali dati anagrafici di clienti e fornitori, e simili, ne' degli indirizzi che prendi da guide ed annuari;
L'informativa generica la puoi fare anche verbalmente (il che, in politichese, significa che puoi anche fare a meno di scrivere da tutte le parti i termini della legge);
trovi comunque nel "dettaglio", piu' sotto, una bozza di frase da usare;
Non devi notificare nulla al Garante, a meno che tu non tratti dati sensibili (stato di salute, credo religioso, abitudini sessuali, orientamento politico).
Per eccesso di prudenza, puoi aggiungere un'esplicita autorizzazione al trattamento dei dati nei contratti di cerimonia, quando questa e' una cerimonia religiosa. Nel "dettaglio" trovi la proposta di clausola da inserire nei tuoi contratti, se vuoi.
Il testo unico riassunto lo trovi anche qui: http://www.fotografi.org/privacy_dlgs_196_2003.htm
 Una trattazione sulla privacy in fotografia la trovi invece qua: http://www.fotografi.org/privacy_fotografia.htm

3) Devi avere i computer in ordine e con un minimo di procedure di sicurezza (password, antivirus, backup). Di questa cosa si fa un'autocertificazione che non si deve consegnare a nessuno, ma autospedire a te stesso, senza busta e poi conservare in sede. E' questo il "documento programmatico di sicurezza", che poi va aggiornato a marzo di ogni anno. Un bigino per fare questa cosa la trovi qui: http://www.fotografi.org/dps.htm

Il testo unico riassunto lo trovi anche qui: http://www.fotografi.org/privacy_dlgs_196_2003.htm

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DETTAGLIO APPROFONDITO
Guida rapida, concreta e risolutiva all'insieme degli adempimenti e delle leggende metropolitane sull'applicazione del testo unico sulla Privacy (D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196). Risposte concrete, e' richiesta comunque la tua azione.

Nel particolare accentriamo la tua attenzione (e quella di chi vorrebbe farti fare un lavoro inutile) su questi specifici articoli della legge:

 ------------ Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196
Codice in materia di protezione dei dati personali Vigenza 27 febbraio 2004 - Consolidato con la legge 26 febbraio 2004, n. 45 di conversione con modifiche dell'art. 3 del d.l. 24 dicembre 2003, n. 354.

(...) Art. 24. Casi nei quali puo' essere effettuato il trattamento SENZA consenso.

1. Il consenso NON E' RICHIESTO, oltre che nei casi previsti nella Parte II, QUANDO IL TRATTAMENTO:
a) e' necessario per adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria; (ndr: quindi, ad esempio, da una qualsiasi legge fiscale).
b) e' necessario per eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale e' parte l'interessato o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche richieste dell'interessato; (ndr: quindi, per i dati raccolti prenotando un servizio fotografico, o i dati raccolti e gestiti per lo sviluppo e stampa).
c) riguarda dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalita' che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilitā e pubblicita' dei dati; (ndr: quindi, quando usi indirizzi presi da elenchi telefonici o simili)
d) riguarda dati relativi allo svolgimento di attivita' economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale; (ndr: quindi, per tenere la normale contabilita' ed i rapporti fiscali con clienti e fornitori). (...)

In tutti questi casi, insomma, puoi effettuare il trattamento dei dati senza chiedere esplicito consenso, fermo restando il rispetto della segretezza ed i diritti dei titolari dei dati.

Per quello che riguarda poi la NOTIFICA all'Autorita' Garante della Privacy, accentriamo l'attenzione sull'articolo 37 della legge:
Art. 37. Notificazione del trattamento
1. Il titolare notifica al Garante il trattamento di dati personali cui intende procedere, SOLO se il trattamento riguarda:
a) dati genetici, biometrici o dati che indicano la posizione geografica di persone od oggetti mediante una rete di comunicazione elettronica;
b) dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, trattati a fini di procreazione assistita, prestazione di servizi sanitari per via telematica relativi a banche di dati o alla fornitura di beni, indagini epidemiologiche, rilevazione di malattie mentali, infettive e diffusive, sieropositivitā, trapianto di organi e tessuti e monitoraggio della spesa sanitaria;
c) dati idonei a rivelare la vita sessuale o la sfera psichica trattati da associazioni, enti od organismi senza scopo di lucro, anche non riconosciuti, a carattere politico, filosofico, religioso o sindacale;
d) dati trattati con l'ausilio di strumenti elettronici volti a definire il profilo o la personalitā dell'interessato, o ad analizzare abitudini o scelte di consumo, ovvero a monitorare l'utilizzo di servizi di comunicazione elettronica con esclusione dei trattamenti tecnicamente indispensabili per fornire i servizi medesimi agli utenti;
e) dati sensibili registrati in banche di dati a fini di selezione del personale per conto terzi, nonchč dati sensibili utilizzati per sondaggi di opinione, ricerche di mercato e altre ricerche campionarie;
f) dati registrati in apposite banche di dati gestite con strumenti elettronici e relative al rischio sulla solvibilitā economica, alla situazione patrimoniale, al corretto adempimento di obbligazioni, a comportamenti illeciti o fraudolenti.

DOMANDE E RISPOSTE

D.: Devo fare un'informativa per tutti i clienti e i fornitori?
R.: Esistono altri modi piu' piacevoli di perdere tempo. Il testo unico sulla privacy ti indica che puoi dare l'informazione anche "oralmente", e comunque non occorre raccogliere il consenso in tutti i casi normali (vedi la spiegazione dell'articolo 24, poco piu' sopra).

D.: Vorrei comunque mettere una frase standard di informativa.
R.: Certo, la puoi aggiungere alle fatture e all'altra documentazione che mandi ai clienti. Puoi usare una frase tipo: "i vostri dati, nel rispetto il D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, verranno trattati al solo scopo dell'adempimento del contratto intercorrente fra noi e voi; il responsabile del trattamento dei dati e' (nome del titolare), recapito (indirizzo dell'attivita') a cui potrete rivolgervi per qualsiasi richiesta concernente i vostri dati".

D.: Documento programmatico: cosa devo fare?
R.: E' uno degli adempimenti formali a cui ci ha abituato la nostra legge.

Di fatto, si autodichiara di aver applicato - e mantenuto aggiornati - dei principi di buon senso nell'uso del computer e dei dati in esso contenuti (uso di password, modifica periodica delle stesse, installazione antivirus aggiornati, copie di sicurezza dei files, ecc). Il documento programmatico e' una bizantineria tutta italiana, ma puo' essere l'occasione per dare una sistematina al proprio computer. Come accennato, devi redigere (ed aggiornare ogni anno a marzo) il modello - molto semplificato - di autocertificazione http://www.fotografi.org/dps.htm che dovresti completare ed autospedirti senza busta (cioe' ripiegando il foglio in tre e chiudendolo con dello scotch, in modo che sull'esterno ci sia un timbro postale che dia data certa al documento. In alternativa, puoi fare la fila in posta e farti timbrare il foglio - affrancato -  sempre per avere data certa).
Questa autocertificazione va poi semplicemente archiviata e conservata in sede, e rifatta ogni anno a marzo.
Se vuoi la guida ufficiale redatta dal Garante la trovi a: http://www.garanteprivacy.it/garante/document?ID=1007740&DOWNLOAD=true

D.: Devo inviare la notificazione al Garante?
R.: NO. Vedi piu' sopra. Se vuoi, trovi il documento ufficiale che ti dice perche' non occorre fare la notificazione a:

http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=722132 (vedi art 37 di quel documento)

D.: Devo chiedere il consenso al trattamento dei dati?
R.: Solitamente NO. Vedi sopra. Volendo spaccare il capello in quattro, quando si fanno fotografie in cerimonie religiose si potrebbe sostenere che si raccolgano dati personali sensibili (il credo religioso). Per essere molto ligi, si potrebbe quindi chiedere l'assenso al trattamento dei dati aggiungendo al contrattino o alla copia commissione che si fa firmare agli sposi la clausola "Autorizzo - per la sola esecuzione del servizio descritto in questo contratto - il trattamento dei miei dati personali". Se vuoi, trovi il documento ufficiale che ti dice perche' sei esonerato (art 24) dal chiedere l'assenso a: http://www.garanteprivacy.it/garante/doc.jsp?ID=722132 (vedi art 24 di quel documento)

D.: Devo informare clienti e fornitori del fatto che tratto i loro dati e di chi e' il responsabile?
R.: Si, ma puoi farlo anche solo verbalmente (art. 13 del testo unico Privacy). In alternativa, puoi aggiungere l'informazione alla tua carta intestata o a quello che utilizzi per contattare clienti e fornitori.
Che dire... se vai sempre a 50 km orari dove indicato (confermiamo che esiste la legge), allora ti confermiamo che, anche se NON serve raccogliere l'assenso firmato, dovresti indicare al cliente come i suoi dati vengono trattati, da chi e in che modo.
Nota bene: la legge (all'articolo 13) spiega che tale informativa puo' essere data anche oralmente, il che significa che NON sei tenuto ad avere prova provata di aver fatto questa comunicazione.
La soluzione piu' operativa e' quella di aggiungere alle fatture ed alla carta intestata una breve frase come questa: "i vostri dati, nel rispetto il D.Lgs. 30 giugno 2003 n. 196, verranno trattati elettronicamente al solo scopo dell'adempimento del contratto intercorrente fra noi e voi; il responsabile del trattamento dei dati e' (nome del titolare), recapito (indirizzo dell'attivita') a cui potrete rivolgervi per qualsiasi richiesta concernente i vostri dati".

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